Qualifiziertes Arbeitszeugnis erstellen: deine Anleitung

Ein starkes Arbeitszeugnis kann deine Karriere entscheidend beeinflussen. Es zeigt nicht nur deine Leistungen, sondern hilft auch bei Bewerbungen und Gehaltsverhandlungen. Ohne dieses Dokument wirkt deine Bewerbungsmappe unvollständig.

Laut §630 BGB ist der Arbeitgeber verpflichtet, dir ein Zeugnis auszustellen. Doch viele machen Fehler bei der Formulierung. Das kann Nachteile bringen.

In diesem Leitfaden lernst du, worauf es ankommt. Von rechtlichen Bestandteilen bis zu Formulierungen – wir zeigen dir, wie du ein überzeugendes Dokument erstellst.

Was ist ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?

Nicht jedes Zeugnis liefert aussagekräftige Informationen für künftige Arbeitgeber. Ein qualifiziertes Dokument geht über reine Fakten hinaus und bewertet Leistungen detailliert. Es ist oft der Schlüssel zu neuen Karrierechancen.

Definition und rechtliche Grundlagen

Laut §630 BGB muss ein Zeugnis schriftlich und unterschrieben sein. Ein qualifiziertes Zeugnis enthält zusätzlich zu Stammdaten:

• Eine Bewertung der Tätigkeiten und Projekte.
• Einschätzungen zu Sozialverhalten und Führungskompetenz.
• Formulierungen, die der Wohlwollenspflicht entsprechen.

Unterschied zum einfachen Arbeitszeugnis

Ein einfaches Dokument listet nur Grunddaten auf. Die qualifizierte Version bietet dagegen eine vollständige Leistungsbilanz. Die folgende Tabelle zeigt die Kontraste:

Kernbestandteile	Einfaches Zeugnis	Qualifiziertes Zeugnis
Beschäftigungsdauer	✔️	✔️
Position	✔️	✔️
Leistungsbewertung	❌	✔️ (inkl. Schulnoten-System)
Sozialverhalten	❌	✔️

Praxistipp: Ein qualifiziertes Zeugnis umfasst meist 1-2 Seiten. Elektronische Versionen sind rechtlich nicht ausreichend – der Arbeitgeber muss es unterschrieben aushändigen.

Wann hast du Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?

Dein Recht auf ein aussagekräftiges Zeugnis hängt von bestimmten Faktoren ab. Nicht jedes Dokument muss detaillierte Bewertungen enthalten – es kommt auf deine Situation an.

Abschlusszeugnis vs. Zwischenzeugnis

Ein Abschlusszeugnis erhältst du automatisch beim Ende des Arbeitsverhältnisses. Es muss alle Leistungen und Sozialkompetenzen bewerten. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, es spätestens zum letzten Arbeitstag auszuhändigen.

Ein Zwischenzeugnis kannst du nur bei berechtigtem Interesse verlangen. Zum Beispiel bei:

• Wechsel der Abteilung oder Aufgaben.
• Bewerbung auf eine neue Stelle während der Anstellung.
• Änderungen im Unternehmen, die deine Rolle betreffen.

Fristen für die Ausstellung

Bei einer Kündigung muss das Zeugnis mit dem letzten Arbeitstag fertig sein. Verpasst der Arbeitgeber die Frist, kannst du es noch bis zu einem Jahr später einfordern.

Achtung: Bei befristeten Verträgen oder Probezeiten gelten oft Sonderregeln. Prüfe deinen Tarifvertrag oder arbeitsvertragliche Klauseln.

„Ein berechtigtes Interesse für ein Zwischenzeugnis liegt vor, wenn der Arbeitnehmer konkrete Pläne hat, die das Dokument erfordern.“

Praxistipp: Fordere das Zeugnis schriftlich an und halte dich an diese Schritte:

1. Formuliere eine höfliche, aber klare Anfrage per E-Mail oder Brief.
2. Nenne den gewünschten Umfang (qualifiziert) und den Grund.
3. Setze eine angemessene Frist – zwei Wochen sind üblich.

So forderst du dein Arbeitszeugnis an

Die korrekte Anforderung deines Dokuments kann über deinen beruflichen Erfolg entscheiden. Viele Arbeitnehmer warten zu lange oder formulieren unscharf – das führt zu Problemen. Mit diesen Schritten holst du dir ein aussagekräftiges Zeugnis.

Richtiger Zeitpunkt und Formulierungen

Bei einer Eigenkündigung solltest du das Zeugnis vor der Kündigungsfrist anfordern. Bei betrieblicher Kündigung gilt: Sofort handeln. Ein höflicher Brief an den Vorgesetzten ist entscheidend.

5 Mustersätze für verschiedene Situationen:

• „Sehr geehrter Herr/Frau [Name], ich bitte höflich um Ausstellung eines qualifizierten Zeugnisses bis zum [Datum].“
• „Gemäß §630 BGB möchte ich mein Zeugnis erhalten, um meine Bewerbungen zu vervollständigen.“

Was tun, wenn der Arbeitgeber sich weigert?

Verweigert das Unternehmen die Ausstellung, hast du rechtliche Optionen. Eine Klage muss innerhalb von 3 Wochen eingereicht werden. Dokumentiere alle Kommunikationen – per Einschreiben oder E-Mail.

Situation	Handlungsempfehlung
Freundliche Erinnerung	Schriftliche Nachfrage mit Frist
Anwaltliche Hilfe	Bei wiederholter Verweigerung

„Der Arbeitgeber darf die Ausstellung nicht ohne triftigen Grund verweigern. Ein berechtigtes Interesse des Arbeitnehmers ist ausreichend.“

Praxistipp: Prüfe die Kosten-Nutzen-Relation. Eine Klage lohnt sich bei signifikantem Karriereschaden – sonst reicht oft eine Nachfassaktion.

Der Aufbau eines qualifizierten Arbeitszeugnisses

Die richtige Gliederung macht dein Dokument aussagekräftig und überzeugend. Ein klarer Aufbau hilft Arbeitgebern, deine Leistungen schnell zu erfassen. Hier siehst du, wie ein professionelles Muster aussieht.

Pflichtangaben und empfohlene Inhalte

Jedes Zeugnis muss rechtliche Vorgaben erfüllen. Zusätzliche Inhalte erhöhen seine Wirkung. Diese Tabelle zeigt den Unterschied:

Kategorie	Pflichtangaben	Empfehlungen
Stammdaten	✔️ Name, Position, Dauer	✔️ Projekte, Aufgaben
Leistung	✔️ Grundbewertung	✔️ Konkrete Erfolge
Schluss	✔️ Dankesformel	✔️ Zukunftswünsche

Beispiel für eine logische Struktur

Ein guter Aufbau folgt diesem Fluss:

1. Überschrift: „Qualifiziertes Zeugnis“
2. Stammdaten: Rolle, Zeitraum
3. Tätigkeiten: Verantwortungen + Erfolge
4. Bewertung: Note + Sozialverhalten
5. Schluss: Dank + Zukunft

„Zukunftswünsche sollten individuell sein. Formulierungen wie ‚für die Zukunft alles Gute‘ wirken unpersönlich.“

Praxistipps zur Vermeidung von Redundanzen:

• Nutze konkrete Zahlen (z. B. „steigerte Umsatz um 15%“).
• Vermeide Floskeln wie „stets bemüht“.
• Halte dich an eine Seite – Ausnahmen für Führungskräfte.

Formelle Anforderungen an das Dokument

Nicht nur der Inhalt, auch die äußere Form spielt eine entscheidende Rolle. Ein ungültiges Zeugnis kann Bewerbungen gefährden. Diese Kriterien musst du kennen.

Papierform und Unterschrift

Laut Rechtsprechung gelten strenge Vorgaben:

• Unterschrift: Eine ranghöhere Führungskraft muss unterzeichnen – Personalabteilungen reichen nicht.
• Format: A4-Hochformat mit Firmenlogo ist Standard. Ausnahmen sind ungültig.
• Originalität: Kopien oder digitale Versionen ohne Unterschrift haben keine Beweiskraft.

„Bei Insolvenz des Unternehmens kann ein Zeugnis durch den Betriebsrat oder gerichtlichen Insolvenzverwalter ausgestellt werden.“

Gestaltung und äußere Form

Diese 7 Punkte prüft jedes Unternehmen:

1. Wasserzeichen oder Firmenstempel
2. Korrekte Schriftart (z. B. Arial, Times New Roman)
3. Keine handschriftlichen Ergänzungen

Fehler	Folgen
Unterschrift per Fax	Ungültig
Fehlendes Datum	Anfechtbar

Praxistipp: Digitale Archivierung ist möglich, aber nur mit qualifizierter Signatur. Prüfe die Angaben auf Manipulationen wie verblasste Tinte.

Die Wohlwollenspflicht verstehen

Hinter jeder Formulierung steckt eine versteckte Bewertung deiner Leistung. Die Wohlwollenspflicht verlangt vom Arbeitgeber, auch kritische Punkte positiv zu umschreiben. Doch Vorsicht: Manche Floskeln sind Tarnungen für Schwächen.

Was bedeutet wohlwollende Formulierung?

Das Gesetz schreibt vor, dass Zeugnisse keine offenen Kritiken enthalten dürfen. Stattdessen nutzen Arbeitgeber codierte Sprache. Ein Beispiel:

• „Stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ = Bestnote (1-2).
• „Bemüht“ signalisiert mangelhafte Leistung (4-5).

Beispiele für positive und negative Bewertungen

Diese Tabelle zeigt, wie Formulierungen wirklich gemeint sind:

Formulierung	Bedeutung	Note
„In hohem Maße verantwortungsbewusst“	Hervorragend	1
„Zeigte Einsatzbereitschaft“	Durchschnittlich	3
„War um Zusammenarbeit bemüht“	Unterdurchschnittlich	4

„Die Wohlwollenspflicht endet nicht bei der Wahrheit. Sie verlangt eine faire, aber nicht schönfärberische Darstellung.“

Psychologische Wirkung: Adverbien wie „stets“ oder „außerordentlich“ verstärken die Bewertung. Steigerungsformen („vollste Zufriedenheit“) heben Spitzenleistungen hervor. Achte auf solche Signale.

Tipp: Lass dein Zeugnis von Experten prüfen. Viele Formulierungen sind für Laien schwer zu entschlüsseln.

Rechtssichere Formulierungen im Arbeitszeugnis

Die richtigen Worte im Arbeitszeugnis können über deine berufliche Zukunft entscheiden. Viele Formulierungen sind codiert und verraten zwischen den Zeilen, wie deine Leistung wirklich bewertet wurde. Lerne, diese Geheimsprache zu entschlüsseln.

Bewertungsskala von „sehr gut“ bis „mangelhaft“

Deutsche Gerichte erkennen eine 6-stufige Notenskala an. Sie entspricht Schulnoten und wird oft indirekt ausgedrückt:

Formulierung	Note	Bedeutung
„Stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“	1	Hervorragend
„Zu unserer vollen Zufriedenheit“	2	Gut
„Zufriedenstellend“	3	Durchschnitt

Achtung: Adverbien wie „stets“ oder „außerordentlich“ verstärken die Bewertung. Fehlen sie, kann das auf Abstriche hindeuten.

Typische Formulierungen und ihre Bedeutung

Manche Sätze klingen positiv, sind aber Warnsignale. Diese Beispiele zeigen den Unterschied:

• „Zeigte Engagement“ = Note 3 (nur Basis-Anforderungen erfüllt)
• „Setzte sich stets intensiv ein“ = Note 1 (überdurchschnittlich)

„Formulierungen wie ‚bemüht‘ oder ‚versucht‘ sind juristisch riskant. Sie verstoßen gegen die Wohlwollenspflicht, wenn keine konkreten Erfolge genannt werden.“

10 verbotene Formulierungen laut Rechtsprechung:

1. „War pünktlich“ (impliziert, dass dies erwähnenswert war)
2. „Entsprach den Anforderungen“ (Minimum-Erfüllung)
3. „Im Rahmen seiner Möglichkeiten“ (zweifelhafte Leistung)

Praxistipp für Branchen: In der IT zählen Projekterfolge, im Handwerk oft Teamfähigkeit. Passe dein Zeugnis an die Branche an.

Tipps für die Beurteilung deiner Leistungen

Mit der richtigen Strategie kannst du deine Erfolge optimal darstellen lassen. Ein Zeugnis sollte nicht nur Pflicht sein – es ist deine Visitenkarte für die nächste Stelle. Nutze diese Chance, um deine einzigartigen Stärken zu betonen.

Wie du deine Stärken hervorhebst

5 Strategien für eine überzeugende Bewertung:

• 360-Grad-Feedback einbeziehen: Bitte Kollegen um Einschätzungen zu deinen Top-Skills.
• Konkrete Zahlen nennen: „Steigerte den Umsatz um 20%“ wirkt besser als „trug zum Erfolg bei“.
• Projekte dokumentieren: Halte Erfolge während der Anstellung schriftlich fest.

„Ein Zeugnis ist wie ein Spiegel – es zeigt, was andere in dir sehen. Gestalte diesen Spiegel aktiv mit.“

Umgang mit Schwächen im Zeugnis

Kritische Punkte lassen sich positiv umformulieren:

Problem	Lösung
„Manchmal unorganisiert“	„Entwickelte effizientere Strukturen“
„Teamkonflikte“	„Lernte, unterschiedliche Perspektiven zu integrieren“

Praxistipp: Nutze Tools wie Notion oder Excel, um Leistungen monatlich zu tracken. So hast du bei Verhandlungen Belege parat.

Das Arbeitszeugnis überprüfen und korrigieren lassen

Fehler im Dokument können Karrierechancen blockieren – rechtzeitige Prüfung ist essenziell. Viele Arbeitnehmers erkennen kritische Formulierungen erst spät. Dabei gilt: Innerhalb von 14 Tagen kannst du rechtlich Nachbesserungen verlangen.

Häufige Fehler und wie du sie erkennst

Diese 5 Signale deuten auf Probleme im Inhalt hin:

• „Bemüht“ statt „erfolgreich“ – zeigt mangelhafte Leistung.
• Fehlende Steigerungsformen (z. B. „volle“ statt „vollste Zufriedenheit“).
• Unklare Schlussformel ohne individuelle Wünsche.

Fehler	Lösung
„War pünktlich“	„Zeigte vorbildliche Pünktlichkeit“
Keine Projekterwähnung	Konkrete Erfolge nachtragen

„Ein Zeugnis muss auch nach Jahren noch überzeugen. Investiere in eine professionelle Prüfung – das lohnt sich.“

Schritte zur Nachbesserung

So forderst du Korrekturen:

1. 10-Punkte-Check: Vergleiche mit Branchenstandards.
2. Externe Prüfung (Kosten: 80–150€) für neutrale Einschätzung.
3. Schriftlicher Widerspruch mit Paragrafenverweisen (§630 BGB).

Tipp: Bei böswilligen Fehlern hilft ein Anwalt. Dokumentiere alle Kommunikationen.

Dein nächster Schritt: Das perfekte Zeugnis erhalten

Mit einem überzeugenden Dokument legst du den Grundstein für deine berufliche Zukunft. Achte auf klare Bewertungen, konkrete Erfolge und eine wohlwollende Formulierung. So hinterlässt du einen starken Eindruck.

Checkliste für die finale Prüfung:

• Stimmen alle Daten (Name, Position, Dauer)?
• Enthält es eine detaillierte Leistungsbewertung?
• Fehlen codierte Negativformulierungen?

Speichere eine digitale Kopie mit qualifizierter Signatur. Viele Arbeitgeber akzeptieren heute auch E-Zeugnisse – prüfe branchenspezifische Standards.

Setze das Dokument strategisch ein: Füge es Bewerbungen bei oder nutze es für Gehaltsverhandlungen. Ein gutes Arbeitszeugnis ist dein Türöffner.