Rückgabe von Firmeneigentum nach Kündigung: Deine Pflichten

Wenn du deinen Job wechselst oder gekündigt wirst, musst du oft Arbeitsgeräte zurückgeben. Laptops, Dienstwagen oder Zugangskarten gehören dem Arbeitgeber und müssen ordnungsgemäß übergeben werden.

Durch Homeoffice ist das Thema wichtiger geworden. Viele nutzen Firmengeräte privat – doch nach Vertragsende gilt: Alles muss zurück. Das steht auch im §855 BGB.

Egal ob du selbst kündigst oder gekündigt wirst: Die Pflicht bleibt. Klare Regeln im Vertrag helfen beiden Seiten. So vermeidest du Stress und rechtliche Probleme.

Was gehört zum Firmeneigentum?

Nicht nur Technik, auch digitale Daten zählen zum Firmenbesitz. Beim Arbeitsende musst du beides ordnungsgemäß übergeben. Physische Gegenstände sind oft offensichtlich, aber manche vergisst man leicht.

Typische Gegenstände wie Laptops, Handys und Dienstwagen

Diese Geräte werden häufig genutzt und müssen zurück:

• Laptops und Tablets
• Diensthandys oder SIM-Karten
• Dienstwagen (inkl. Tankkarte)
• Schlüssel und Firmenausweise

Dienstwagen sind ein Sonderfall. Oft gelten spezielle Regeln für die Rückgabe, etwa zur Reinigung oder Kilometerstand.

Dokumente und digitale Zugänge

Vertrauliche Informationen sind ebenso wichtig:

Physisch	Digital
Verträge	E-Mail-Konten
Kundendaten	Cloud-Speicher
Zugangskarten	Softwarelizenzen

Viele übersehen Kleinteile wie Ladekabel oder Headsets. Auch diese gehören dem Unternehmen. Prüfe deinen Vertrag: Manchmal dürfen Leihgeräte behalten werden.

Warum du Firmeneigentum zurückgeben musst

Viele Arbeitnehmer fragen sich, warum sie Geräte zurückgeben müssen – die Antwort liegt im Gesetz. Sowohl der Arbeitsvertrag als auch das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) schreiben diese Pflicht vor. Verstöße können teure Folgen haben.

Rechtliche Grundlagen nach §855 BGB

Das BGB bezeichnet Arbeitnehmer als Besitzdiener. Das bedeutet: Du verwaltest das Eigentum des Arbeitgebers, besitzt es aber nicht selbst. Laut §855 BGB musst du alles nach Ende des Arbeitsverhältnisses herausgeben.

• Konsequenzen bei Verstoß: Schadensersatz, Abmahnung oder sogar Strafanzeige.
• Beweispflicht: Der Arbeitgeber muss den Besitz nachweisen – aber du die Rückgabe.

„Der Besitzdiener hat dem Eigentümer den Besitz unverzüglich zurückzugewähren.“ – §855 BGB

Klare Regelungen im Arbeitsvertrag

Viele Unternehmen ergänzen die gesetzlichen Vorgaben durch vertragliche Klauseln. Typische Punkte sind:

• Nutzungsdauer: Bis wann Geräte spätestens zurückzugeben sind.
• Privater Gebrauch: Oft nur eingeschränkt erlaubt.
• Kaufoptionen: Manchmal kannst du Geräte nach Vertragsende erwerben.

Tipp: Prüfe deinen Arbeitsvertrag genau. Manche Regelungen gehen über das Gesetz hinaus – aber nie dagegen.

Wie du die Rückgabe vorbereitest

Bevor du Arbeitsmittel übergibst, solltest du einige wichtige Schritte beachten. Eine sorgfältige Vorbereitung schützt dich vor Haftungsrisiken und stellt sicher, dass alle Geräte vollständig sind.

Private Daten sichern und löschen

Persönliche Dateien auf Firmen-Geräten musst du selbst verwalten. So gehst du vor:

• Sichere Fotos oder Dokumente auf einer externen Festplatte.
• Lösche private E-Mails und Browserverläufe.
• Wichtig: Firmen-Daten dürfen nicht versehentlich gelöscht werden.

Frage deinen Arbeitgeber, ob ein Werkreset erlaubt ist. Manche Firmen übernehmen dies selbst.

Zustand der Geräte überprüfen

Prüfe physische Schäden und Funktionen. Dokumentiere den Zustand, um spätere Diskussionen zu vermeiden.

Prüfpunkt	Maßnahme
Äußere Beschädigungen	Kratzer oder Dellen fotografieren
Technische Funktionen	Ladekabel, Tastatur testen
Zubehör	Alle Teile (z.B. Adapter) beilegen

Bei schweren Schäden informiere sofort den Arbeitgeber. Sonst droht mögliche Haftung.

Das Rückgabeprotokoll: So dokumentierst du alles richtig

Ein korrektes Rückgabeprotokoll schützt dich und deinen Arbeitgeber vor Missverständnissen. Es bestätigt, welche Gegenstände wann und in welchem Zustand übergeben wurden. Fehlt diese Dokumentation, kann es später zu unangenehmen Diskussionen kommen.

Inhalte eines Protokolls

Ein vollständiges Protokoll enthält:

• Geräte-IDs (Seriennummern) und Zubehör (z. B. Ladekabel).
• Den Zustand (Beschädigungen, Funktionsfähigkeit).
• Datum, Unterschriften beider Parteien – auch digital gültig.

Tipp: Fotografiere Gebrauchsspuren. Bilder sind Beweise für den ursprünglichen Zustand.

Muster und Vorlagen nutzen

Viele Unternehmen stellen Vorlagen bereit. Falls nicht, hilft diese Mustervorlage:

Pflichtangaben	Beispiel
Gerätebezeichnung	Laptop XY, Modell Z123
Zubehör	Netzteil, Maus, Tasche
Zustandsbeschreibung	Leichte Kratzer auf Gehäuse

Häufige Fehler:

• Unvollständige Listen (vergessenes Zubehör).
• Keine Zeugen bei der Übergabe.

„Ein Protokoll sollte mindestens 3 Jahre aufbewahrt werden – für den Fall einer Nachfrage.“

Fristen und Termine beachten

Fristen für die Rückgabe von Firmengeräten sind oft streng geregelt. Verpasst du den Termin, kann das rechtliche Konsequenzen haben. Daher ist es wichtig, die vertraglichen Vorgaben genau zu kennen und rechtzeitig zu handeln.

Vertragliche Vorgaben

Die Standardfrist beträgt meist 14 Tage nach Vertragsende. Doch Achtung: Bei speziellen Geräten oder Auflösungsverträgen gelten oft abweichende Regeln. Prüfe dazu deinen Arbeitsvertrag oder Aufhebungsvertrag.

• Technik: Laptops oder Handys müssen oft schneller zurück.
• Dienstwagen: Hier zählt der Kilometerstand oder Rückgabetermin.
• Schlüssel: Sofortige Rückgabe bei Kündigung.

„Eine schriftliche Bestätigung der Rückgabe schützt beide Seiten.“

Was tun, wenn die Frist knapp wird?

Bei Zeitdruck helfen diese Schritte:

1. Priorisiere wichtige Geräte (z. B. Laptop vor Zubehör).
2. Frage nach einer Verlängerung – schriftlich per E-Mail.
3. Dokumentiere den Zustand, falls keine Zeit für Reparaturen bleibt.

Tipp: Nutze Vorlagen für Fristverlängerungsanträge. So bleibt deine Bitte professionell.

Besondere Fälle: Dienstwagen und Schlüssel

Manche Arbeitsmittel erfordern mehr Aufwand bei der Übergabe. Dienstwagen und Schlüssel sind typische Beispiele. Hier gelten oft zusätzliche Regeln, die du kennen solltest.

Rückgabe von Fahrzeugen

Bei Firmenwagen musst du den Kilometerstand dokumentieren. Viele Unternehmen verlangen auch eine Reinigung vor der Übergabe. So vermeidest du Diskussionen:

• Checkliste: Reifen, Tankfüllung, Schäden prüfen.
• Alle Zubehörteile (z. B. Navi) zurückgeben.
• Schriftliche Bestätigung des Zustands einholen.

Schlüssel und Zugangskarten

Verlorene Schlüssel können teuer werden. Melde Verluste sofort, damit der Zugang gesperrt wird. Bei personalisierten Karten fordert der Arbeitgeber diese oft aktiv zurück.

„Elektronische Zugänge sollten remote deaktiviert werden – auch bei Homeoffice.“

Tipp: Übergib Schlüssel direkt an Nachfolger oder Sicherheitspersonal. Protokolliere den Termin.

Was passiert, wenn du Firmeneigentum nicht zurückgibst?

Verstöße gegen die Rückgabepflicht sind kein Kavaliersdelikt. Das Gesetz sieht klare Sanktionen vor – von finanziellen Forderungen bis hin zu strafrechtlichen Konsequenzen. Je nach Schwere des Verstoßes kann das arbeitsverhältnis sogar nachträglich belastet werden.

Mögliche rechtliche Konsequenzen

Nach §985 BGB kann der Arbeitgeber eine zivilrechtliche Klage einreichen. Typische Schritte im Verfahren:

• Schadensersatz: Höhe richtet sich nach Wert und Nutzungsdauer des Geräts.
• Gerichtliche Herausgabeklage: Langwierig und kostspielig für beide Seiten.
• Negative Vermerke im Arbeitszeugnis (z. B. „Pflichtverletzung“).

„Bei vorsätzlicher Unterschlagung droht sogar eine Anzeige nach §246 StGB.“

Schadensersatzansprüche

In vielen fällen fordert der Arbeitgeber den Neuwert der Geräte. Beispiele aus der Rechtsprechung:

Fall	Entscheidung
Nicht zurückgegebenes Laptop	1.200 € Schadensersatz
Verlorene Zugangskarte	150 € für Neubeschaffung

Tipp: Bei Zeitdruck schriftlich um Fristverlängerung bitten. Dokumentiere jeden Schritt, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden.

Verhandlungen über den Verbleib von Geräten

Nicht alle Geräte müssen zurückgegeben werden – Verhandlungen lohnen sich. Viele Arbeitgeber sind offen für eine Übernahme, besonders bei älteren Modellen. Klare Absprachen und steuerliche Aspekte spielen hier eine wichtige Rolle.

Kaufoptionen im Aufhebungsvertrag

Im Aufhebungsvertrag kannst du festhalten, ob du bestimmte Geräte behalten darfst. Nutze die Wertminderung zu deinem Vorteil: Ältere Laptops oder Handys haben oft nur noch einen Bruchteil des Neupreises.

Strategien für Preisverhandlungen:

• Vergleiche Marktpreise für gebrauchte Modelle.
• Frage nach Rabatten, wenn du mehrere Geräte übernimmst.
• Nutze eine Abfindung als Verhandlungsmasse.

Steuermodell	Vorteile
Privatkauf	Keine Mehrwertsteuer auf Gebrauchtgeräte
Betriebliche Nutzung	Absetzbar als Werbungskosten

Abfindung und Gegenstände

Manchmal lässt sich eine Abfindung teilweise in Geräte umwandeln. Das kann steuerlich sinnvoll sein. Prüfe deinen Arbeitsvertrag und hole rechtlichen Rat ein.

Checkliste für faire Bewertung:

1. Dokumentiere den aktuellen Zustand.
2. Vergleiche mit vergleichbaren Gebrauchtgeräten.
3. Kläre, wer für Löschung/Reset verantwortlich ist.

„Ein notariell beglaubigter Kaufvertrag schützt vor späteren Streitigkeiten.“

Dein nächster Schritt: So handelst du richtig

Mit diesen Tipps meisterst du die Übergabe professionell. Ein klarer Aktionsplan hilft dir, alle Pflichten zu erfüllen – ohne Stress.

Nutze Mustervorlagen für Protokolle. Sie sparen Zeit und sorgen für rechtliche Sicherheit. Dokumentiere jeden Schritt, besonders bei wertvollen Geräten.

Wann brauchst du einen Anwalt? Bei unklaren Vertragsklauseln oder hohen Schadensersatzforderungen. Hol dir frühzeitig Informationen, um Risiken zu minimieren.

Eine Checkliste stellt sicher, dass nichts vergessen wird. Schlüssel, Zugänge und Geräte – alles an einem Ort. So vermeidest du spätere Konflikte.